Een boodschap landt niet op de woorden, maar op wie ze uitspreekt. Voordat je gaat communiceren, wil je weten: heeft de organisatie de juiste mensen om de boodschap te brengen? En wat hebben zij nodig om dat goed te doen?
Stel je voor: een reorganisatie wordt aangekondigd. De tekst is zorgvuldig opgesteld, de feiten kloppen, de toon is respectvol. Maar de boodschap wordt gebracht door iemand die het team niet kent, die er vorige keer niet was, en die geen antwoord heeft op de vragen die er echt toe doen. De woorden zijn dezelfde. Het effect is totaal anders dan wanneer de eigen leidinggevende ze had uitgesproken.
Of een boodschapper geloofwaardig is voor een bepaalde groep, hangt af van twee dingen. Expertise: weet deze persoon genoeg over het onderwerp om serieus genomen te worden? En vertrouwen: staat de doelgroep welwillend tegenover deze persoon? Allebei nodig. Eentje is niet genoeg.
Iemand met veel expertise maar weinig vertrouwen wordt als technisch correct maar afstandelijk ervaren. Iemand met veel vertrouwen maar weinig expertise wordt als sympathiek maar ongeloofwaardig gezien. De sterkste boodschapper scoort op allebei, voor die specifieke groep.
Wie hoog scoort op expertise en vertrouwen, zet je in als primaire stem. Wie hoog scoort op expertise maar laag op vertrouwen, koppel je aan een vertrouwde lokale collega die samen de boodschap brengt. Wie hoog scoort op vertrouwen maar laag op expertise, voorzie je van concrete talking points zodat de inhoud klopt. En wie op allebei laag scoort, zet je niet in als afzender, ongeacht titel of functie.
Dit is het inzicht dat het lastigst te aanvaarden is. De change manager schrijft de boodschappen, ontwerpt het plan, kent het traject van binnen en buiten. Maar voor de meeste doelgroepen is de change manager niet de meest geloofwaardige stem. Dat is de eigen leidinggevende, of een sponsor die het team kent, of een collega die als eerste de nieuwe werkwijze heeft uitgeprobeerd.
De rol van de change manager is niet de stem zijn, maar de condities ontwerpen waaronder de juiste stem het juiste zegt op het juiste moment. Architect van de communicatie, niet de boodschapper zelf.
Wie als stem optreedt, krijgt geen uitgeschreven tekst om voor te lezen. We coachen die persoon zodat de boodschap van binnenuit komt. Dat doen we via hetzelfde principe als bij de gedragen visie: hun eigen belang en behoefte, en dat van hun team of afdeling, krijgt een plaats naast de doelen van de organisatie. Zodat de kern van de boodschap correct is en gedragen wordt door authenticiteit, niet door een script.
Vóór we een communicatieplan opstellen, brengen we per doelgroep in kaart wie de geloofwaardige stem is en wat die persoon nodig heeft. Soms is het een leidinggevende die coaching nodig heeft om een moeilijke boodschap te brengen. Soms is het een collega op de vloer die informeel veel invloed heeft maar de context nog mist. Die inschatting bepaalt welke ondersteuning we inbouwen voordat de communicatie begint. Lees meer over onze aanpak →
In de terreinverkenning breng je niet alleen in kaart wie geraakt wordt en hoe zwaar. Je brengt ook in kaart of de organisatie de juiste stemmen heeft om de verandering te dragen. Zijn de leidinggevenden geloofwaardig genoeg voor hun teams? Hebben sponsors de vaardigheden om een moeilijke boodschap te brengen? Waar is coaching of training nodig voordat de communicatie begint?
Dat inschatten vooraf maakt het verschil. Wanneer de readiness heatmap de communicatiedimensie rood of geel kleurt, is dit waar je kijkt: zit het probleem bij de boodschap, of bij wie hem brengt? Vaak is het het tweede. En dat wil je weten vóór je een communicatieplan schrijft, niet erna.
In een gesprek helpen we je in kaart brengen wie welke boodschap het best kan brengen, zodat communicatie landt waar het moet.